Udane spotkanie operacyjne

Potrzeba spotkań

Na przestrzeni ostatnich kilkudziesięciu lat dużo zmieniło się w zakresie organizacji spotkań biznesowych. Podstawowa zmiana dotyczy ilości tychże spotkań. Na co dzień każdy z nas uczestniczy w kilku lub kilkunastu spotkaniach. W sytuacjach skrajnych (co nie oznacza, że nie prawdziwych) menadżerowie z jednego spotkania biegną (dosłownie!) na drugie i w ten sposób spędzają cały dzień. Problem nie dotyczy jednak tylko grupy kierowników – dotyczy wszystkich pracowników. Kultura Spotykania – pewnie w ten sposób można by nazwać to, co obserwujemy w firmach. W takiej sytuacji zasadne staje się pytanie: “co oznacza udane spotkanie?”.

Efektywność spotkań

Podnoszę ten temat nie tylko z powodu zwiększonej częstotliwości spotkań. Z moich obserwacji przeważająca ilość spotkań jest nieefektywna. Inna sprawa, że spora ilość spotkań jest niepotrzebna. Ta nieefektywność jest pewnym fenomenem. W zasadzie większość z nas ma świadomość, jak należy przygotować zebranie lub naradę, aby można je było określić jako udane spotkanie. Postanowiłem przypomnieć tutaj kilka podstawowych zasad i sięgnę w tym celu do książki z 1960 roku. Okazuje się, że ten problem jest stary jak świat i już 56 lat temu próbowano go rozwiązać.

Udane spotkanie według McGregora

Douglas McGregor był amerykańskim psychologiem, reprezentantem nurtu psychologii społecznej, który głównie zasłynął z teorii X i teorii Y – koncepcji opisujących dwa odmienne style myślenia menadżerów. McGregor w wieku 56 lat, na 4 lata przed śmiercią, w roku 1960 wydał książkę pt. “The Human Side of Enterprise”, co można przetłumaczyć jako ludzka strona przedsiębiorstwa. Książka jest ciągle dostępna w sprzedaży – niestety chyba tylko w wersji angielskiej, dostępnej np. tutaj. McGregor opisał w niej 11 zasad dobrego spotkania.

Zasady na udane spotkanie

  1. Nieformalne, zrelaksowane, komfortowe
  2. Pełne skupienie i zaangażowanie
  3. Cele zrozumiałe i zaakceptowane
  4. Otwartość na pomysły
  5. Konflikt bez tyranii i obaw
  6. Konsensus bez skrywanej niezgody
  7. Krytyka poglądu, a nie osoby
  8. Uczucia bez manipulacji
  9. Konkretne działania
  10. Bez siłowania
  11. Ulepszanie procesu

Możliwe, niemożliwe

Wewnętrzny głos może podpowiadać, że takie zasady to utopia lub że to mogło mieć sens pięćdziesiąt lat temu. Czy na pewno? W ciągu połowy wieku zdecydowanie wiele rzeczy się zmieniło, ale czy tak bardzo zmienili się ludzie? Czy potrzeby ludzi w ramach komunikacji nie są podobne lub wręcz identyczne? Zachęcam Was do refleksji nad tym tematem. Mam mocne wrażenie, że efektywność spotkań jest możliwa i że w dużym stopniu zależy od nas samych. Zapraszam do kolejnego wpisu, gdzie postaram się opisać i nieco rozwinąć powyższe zasady McGregora.

Author: Aleksander
13 lat międzynarodowego doświadczenia biznesowego, skoncentrowanego w szczególności na zarządzaniu operacyjnym w obszarach łańcuchów dostaw i logistyki. Od specjalisty, lidera pierwszej linii, superwizora, przez menedżera działu, do dyrektora grupy zarządzającego sześcioma zakładami w czterech krajach. Obecnie niezależny konsultant i interim manager wspierający w optymalizacji procesów biznesowych zarówno firmy z segmentu MSP, jak i korporacje.

Dodaj komentarz

Zapraszamy do współpracy!