Zamawianie okresowe (przegląd okresowy)

Systemy zamawiania

Moment zamawiania a wielkość zamówienia to dwa zasadniczo różne tematy. Oczywiście ustalenie odpowiedniego terminu złożenia zamówienia z nieustaloną wielkością zamówienia nie ma większego sensu. Niemniej kolejność zdarzeń jest tutaj następująca – najpierw, kiedy zamawiać, a potem ile. Wśród systemów zamawiania wymienia się dwa podstawowe – Reorder Point oraz Periodic Review. Pierwszy z nich opisywałem w tym wpisie, a dodatkowo wskazywałem jego ograniczenia w kolejnym. Zapraszam do ich lektury, bo pomogą zrozumieć treść tego posta, czyli Periodic Review lub inaczej zamawianie okresowe.

Momenty zamawiania

Przy Reorder Point istotna była natychmiastowość złożenia zamówienia przy zaistnieniu określonego warunku. Tym warunkiem była ilość zapasu wynikająca z bieżącej konsumpcji. Reorder Point był tak zaprojektowany, że jeżeli ilość spadła poniżej punktu odnowienia zapasu, to należało od razu zamówić, aby kolejna dostawa dotarła na czas, czyli póki nie zabraknie materiału. Technicznie temat można łatwo rozwiązać poprzez dobrze wdrożony Kanban lub system 2Bin. O Kanbanie w późniejszych postach 🙂

Inaczej sprawy się mają przy przeglądzie okresowym. Zamawianie okresowe oznacza, że definiujemy określone jednostki czasu, w których regularnie przeglądamy dostępny zapas i na podstawie jego stanu podejmujemy decyzję o ilości zamówienia. Pojawia się pewne kuriozum – niby mamy ustalić moment składania zamówienia, a jest on tak naprawdę znany (zawsze za koniec ustalonego okresu). Co więcej przegląd okresowy wymieniany jest razem z punktem odnowienia zamówienia jako metody wyłącznie do wskazania momentu składania zamówienia. Otóż Periodic Review określa również maksymalną wielkość zamówienia … Niuanse, ale istotne. Zanim wejdziemy w niuanse projektowania, dla lepszego zrozumienia, graficzne przedstawienie różnic między Reorder Point a Periodic Review.

 

Kiedy zamawianie okresowe

Generalne sugestie co do stosowania zamawiania w ustalonych okresach są następujące:

  1. dla produktów z datą ważności i krótkim terminem przydatności
  2. dla materiałów, gdzie zamówienia hurtowe mają uzasadnienia ekonomiczne
  3. dla komponentów, gdzie szczegółowe śledzenie transakcji byłoby kosztowne
  4. dla asortymentu, gdzie koszty zamawiania nie mają znaczenia (są bardzo niskie)

Sposób działania przeglądu okresowego

Oto schemat postępowania:

Dla lepszego zobrazowania mechanizmu wyobraźmy sobie następującą sytuację … Logistyk odpowiedzialny za podręczny magazynek po kolejnych 20 dniach (okres) ustalił, że średnie zapotrzebowanie na konkretny produkt wyniesie 60 sztuk (popyt), czas realizacji zamówienia wynosi 2 dni (Lead Time) i w dalszym ciągu chce utrzymać 3 dni zapasu na wszelki wypadek (zapas bezpieczeństwa), a aktualny zapas to 500 sztuk. Do ustalenia wielkości zamówienia potrzebne jest wykonanie następujących obliczeń:

  • popyt dzienny: 60 sztuk
  • okres przeglądu: 20 dni
  • czas realizacji: 2 dni
  • zapas bezpieczeństwa: 3 dni
  • zapas dostępny: 500 sztuk

Maksymalny poziom zapasu = popyt w okresie przeglądu i czasie realizacji powiększony o zapas bezpieczeństwa

Wielkość zamówienia = maksymalny poziom zapasu pomniejszony o zapas aktualny

  • maksymalny poziom = 60 x (20+2) + 60 x 3 = 1500 sztuk
  • wielkość zamówienia = 1500 sztuk – 500 sztuk = 1000 sztuk

Wnioski, czyli co się wydarzyło

W efekcie działania mechanizmu zamówienie w pierwszym okresie wyniesie 1000 sztuk. W kolejnym okresie będzie miało taką samą wartość tylko i wyłącznie wtedy, jeżeli pozostałe parametry pozostaną stałe. Zakładając, że logistyk nie zmieni zdania co do zapasu bezpieczeństwa (o kształtowaniu zapasu bezpieczeństwa przeczytacie tutaj), takim bardzo ważnym parametrem będzie popyt dzienny. Z kolei, gdyby tak się wydarzyło i gdyby popyt na dany produkt był rzeczywiście tak bardzo stabilny i znany, to należy się zastanowić, czy zamawianie okresowe to najlepsza metoda zamawiania. Może warto zastanowić się nad Reorder Pointem i ustawić samokontrolujący się (no może nie do końca „samo”) system Kanban, o czym w kolejnych wpisach.

Zamawianie okresowe działa tam … gdzie działa, czyli ani wszędzie, ani nigdzie. Przegląd okresowy wydaje się stosunkowo prosty – człowiek idzie w określonym czasie, sprawdza co ma, dowiaduje się co się wydarzy i zamawia nie więcej niż do ustalonego poziomu. Warto się zastanowić, czy to „chodzenie” (na marginesie jedna z głównych strat w Lean Manufacturing) jest zachowaniem pożądanym i czy rzeczywiście otrzymacie wiarygodne dane na temat przyszłego popytu. Może tak, może nie – to oczywiście zależy od konkretnej sytuacji. Obawiam się jednak, że przy zmiennym i nieprzewidywalnym popycie oraz generalnie braku czasu na sprawdzanie tysiąca rzeczy, ani zamawianie okresowe, ani punkt odnowienia zapasu nie pomogą. Na to też jest rozwiązanie i jeżeli czytacie uważnie bloga, to już znacie jego nazwę – DDMRP.

Author: Aleksander
13 lat międzynarodowego doświadczenia biznesowego, skoncentrowanego w szczególności na zarządzaniu operacyjnym w obszarach łańcuchów dostaw i logistyki. Od specjalisty, lidera pierwszej linii, superwizora, przez menedżera działu, do dyrektora grupy zarządzającego sześcioma zakładami w czterech krajach. Obecnie niezależny konsultant i interim manager wspierający w optymalizacji procesów biznesowych zarówno firmy z segmentu MSP, jak i korporacje.

Zapraszamy do współpracy!