Planowanie layoutu w przedsiębiorstwie

Layout

O tym, czym jest layout, możecie przeczytać w poprzednim wpisie. W ogromnym uproszczeniu i dla przypomnienia layout będziemy rozumieli jako:

Układ przestrzenny dotyczący ułożenia maszyn oraz przepływu materiałów.

Z layoutem mamy do czynienia w każdym zakładzie produkcyjnym i każdym centrum dystrybucyjnym. Layout może w ogromnym stopniu pomóc w realizacji strategii i taktyki przedsiębiorstwa, ale równie dobrze może skutecznie znacząco ograniczyć dostępne opcje i utwierdzić inercję. Inercja, czyli bezwładność, stanowi realne zagrożenie dla każdej firmy. Popularne „siadanie na laurach” ma również zastosowanie w firmach, w których pracujemy. To całkiem naturalne, kiedy uzmysłowimy sobie, że firmy to my, a my, jako ludzie, dążymy do komfortu i ułatwiania sobie życia. Bezwładność w organizacji może wynikać z błędnego layoutu – z wizualnego potwierdzenia braku możliwości zmian, z konieczności kontynuowania pracy w dotychczasowy sposób ze względu na już raz poniesione inwestycje kapitałowe. Musimy mieć świadomość faktu, że długookresowo bezwładność zabija organizacje. Taka bezwładność to inaczej bylejakość, brak rozwoju, brak tworzenia nowych przewag konkurencyjnych. Z tego względu planowanie layoutu ma kluczowe znaczenie.

Potrzeba dobrego planowania layoutu

Źródeł takiej potrzeby jest wiele. Należy tu zwrócić uwagę, że podobnie jak rozumiemy, czym jest sam layout, podobnie rozumiemy potrzebę jego dobrego planowania. Zwykle w firmach oznacza to ogólne błogosławieństwo kierownictwa dla koncepcji (potrzeby), które niestety rzadko skutkuje pracą strukturalną i regularną. W przeważającej większości przypadków do zagadnienia layoutu powraca się pod wpływem pilnej potrzeby, po podjęciu decyzji strategicznych. Wtedy planowanie layoutu staje się tożsame z samym layoutem – czyli makietą, rysunkiem, planem naniesionym na papier. Ryzyka są duże. Kompulsywne traktowanie zagadnienia layoutu jako rysunku grozi suboptymalizacją lub wręcz słabymi rozwiązaniami.

Do czego dobre planowanie

Poniżej postaram się wymienić i opisać główne powody:

  1. Udogodnienia przestrzenne wpływają na koszty operacyjne i zysk. Zmiany layoutu, gdzie przesuwamy jego istniejące elementy infrastruktury, będą generować jednorazowe koszty instalacji i pracy ludzkiej. Częściej jednak będziemy mieli do czynienia ze zmianami gruntownymi, a procesy zbudowane w nowych layoutach będą miały konsekwencje w kosztach operacyjnych. Brak planowania w tym zakresie, co łatwo sobie chyba można wyobrazić, może skutkować błędami, które przełożą się na koszty i uszczuplą zysk operacyjny.
  2. Sprostanie wymogom formalnym i prawnym. Względy bezpieczeństwa, wymogi ochrony przeciwpożarowej, normy higieny dla pomieszczeń socjalnych, normy ochrony środowiska – to jedynie wybrane zagadnienia, które muszą być w zakresie zainteresowania kierownictwa firmy. Dobre planowanie layoutu uwzględnia te tematy oraz pozwala świadomie zapewnić zgodność z nimi.
  3. Budynki to element infrastruktury – środków trwałych. Każda organizacja powinna zarządzaniem przepływem kapitału obrotowego (cashflow). Inwestowanie w środki trwała skutkuje pozbyciem się gotówki albo własnej (wypracowanego zysku), albo pożyczonej (kredyty inwestycyjne). Niewłaściwe decyzje inwestycyjne to utracone korzyści związane z gotówką – korzyści utracone nie tylko w momencie decyzji, ale skutkujące również na decyzje w przyszłości.
  4. Proces przygotowana inwestycji trwa długo. Wszystkie poważne inwestycje wymagają przygotowania. Proces decyzyjny nie jest tylko wewnętrzny, ale dotyczy również podmiotów zewnętrznych, które oczekują szczegółowych opracowań, aby wydać decyzje. Niewłaściwe inwestycje wynikające ze złego layoutu to strata czasu, pieniędzy i pewnie również reputacji.
  5. Layout definiuje możliwości procesów operacyjnych. Zły layout przyłoży się do złej produkcji i logistyki – wpłynie na każdy obszar KPI – od bezpieczeństwa, przez jakość, przez koszty, aż po satysfakcję pracowników. Podobnie na te zmienne wpłynie dobry layout – jednak ze skutkiem pożądanym, czyli pozytywnym.
  6. Jakość elementów layoutu wpływa na atrakcyjność miejsca pracy. Temat szczególnie aktualny w Polsce, na rynku pracownika, w kontekście deficytu umiejętności i wykwalifikowanych specjalistów.
  7. Firmy odnoszą sukces wtedy, kiedy trwają. Organizacja produkcyjna musi generować zysk i pozytywne przepływy gotówkowe, ale musi jednocześnie myśleć o przyszłości. Wszelkie zmiany radykalne, a takich potrzebuje organizacja, aby się wyróżnić od konkurencji, wymagają czasu – nie wydarzają się zwykle podczas krótkiej chwili. Nieuwzględnienie długookresowych perspektyw w layoucie staje się czystym aktem sabotażu sukcesu organizacji.
  8. Dobre planowanie, to większa szansa na dobre finansowanie. Brak regularnego planowania nie oznacza braku kreatywności i poszukiwania rozwiązań. Natomiast finansiści lubią strukturę i przejrzystość. Wrażenie przypadkowości inwestycji i „patchowania”, czyli doklejania nowych elementów do startego layoutu, nie tworzą zaufania i opóźniają decyzje. W międzyczasie uciekają nowe możliwości, po czasie, na skutek pracy w środowisku, gdzie nie są podejmowane decyzje, uciekają również wykwalifikowani specjaliści.

Oczywista oczywistość

Powyższe powody są mniej lub bardziej oczywiste. Czasami mamy taką poszerzoną świadomość konsekwencji, a czasami po prostu skupiamy się na swoim obszarze i patrzymy na problemy przez swoje działowe / funkcyjne okulary. Jeżeli jednak zgodzimy się teraz z powodami i jednocześnie konsekwencjami planowania layoutu, to wypadałoby coś zrobić i coś zmienić. Wiele firm, które znam, dochodzą do takiego punktu refleksji. Wielu menadżerów zdaje sobie sprawę z problemu akceptując jednocześnie fakt, że zasoby są ograniczone, a dobre planowanie layoutu jest na pewno trudne, czasochłonne, może mozolne – w skrócie: takie, na które nas nie stać …

Też tak myślałem 🙂 i ciągle, trochę idealistycznie, poszukiwałem jakiegoś prostego rozwiązania. Teraz wiem, że takie rozwiązanie znalazłem, co opiszę w kolejnych wpisach na blogu.

Author: Aleksander
13 lat międzynarodowego doświadczenia biznesowego, skoncentrowanego w szczególności na zarządzaniu operacyjnym w obszarach łańcuchów dostaw i logistyki. Od specjalisty, lidera pierwszej linii, superwizora, przez menedżera działu, do dyrektora grupy zarządzającego sześcioma zakładami w czterech krajach. Obecnie niezależny konsultant i interim manager wspierający w optymalizacji procesów biznesowych zarówno firmy z segmentu MSP, jak i korporacje.

Dodaj komentarz

Zapraszamy do współpracy!