Jak ustawić zapas bezpieczeństwa w dniach

Statycznie znaczy źle

W wielu wpisach i artykułach podkreślałem jak bardzo niefrasobliwe jest ustawianie zapasu bezpieczeństwa (lub szerzej – jakiegokolwiek poziomu zapasu) „z ręki”, tzn. wpisywanie wartości ilościowej. Z różnych względów, w tym m.in. ze względu na brak czasu, brak narzędzi lub brak danych, tak wpisane wartości są najczęściej nieuzasadnioną estymacją lub nazywając rzeczy po imieniu – „strzelaniem na ślepo”. Możliwość i wykonalność aktualizacji takich wpisów, w zgodzie z rzeczywistością, jest żadna. Niespodzianki w formie zbudowanego zapasu pomimo braku jakichkolwiek zamówień są nader częste. Leczenie objawów jest możliwe, czasami nawet może przybrać formę działań prewencyjnych, ale ilość godzin poświęcona sprzątaniu systemu jest ogromna z jednoczesnym ryzykiem niekompletności porządków.

Zapas bezpieczeństwa w dniach

W wielu źródłach znajdziemy rozwiązanie tego dylematu – zamiast statycznego ustawiania wartości liczbowych należy wprowadzać wartości w jednostkach czasu. Zapas w dniach działa w ten sposób, że wyprzedza realne zapotrzebowanie o wskazaną wartość. Przykładowo, jeżeli komponent potrzebny jest do produkcji na piątek, a ustawimy zapas bezpieczeństwa w dniach na 3 dni, to nasz system zamawiania, wykorzystując podstawową logikę MRP, wskaże datę zapotrzebowania na wtorek. Intencją mechanizmu jest uelastycznienie zapasu bezpieczeństwa i powiązanie go z bieżącym zapotrzebowaniem. Ta elastyczność stoi w przeciwności do statyczności, gdzie np. zapas mógł zawsze wynosić 150 sztuk. Modyfikacji tego rozwiązania może być wiele. Od użytkownika może zależeć, jaki horyzont czasowy będzie chciał wykorzystać do ustalenia 1-dniowej konsumpcji. Niemniej intencja jest generalnie zawsze taka sama – dostosować zapas do realiów.

Dynamicznie, ale na ile dni

Połowę problemu mamy z głowy. Pozostaje kwestia ustalenia wielkości zapasu bezpieczeństwa w dniach. Niestety na tym kroku możemy polec podobnie jak przy ustalaniu celu rotacji dla całego zapasu. Wiele firm ciągle jeszcze ustala wielkość maksymalnego zapasu ignorując specyficzne cechy i charakterystyki produktów. Próbuje się agregować artykuły w podgrupy na zasadzie podobieństwa, ale jest to często robione nieudolnie. Przykładowo do tej samej grupy trafiają komponenty produkowane w Polsce z tymi produkowanymi w Chinach. Uważny analityk wyłapie ten brak logiki. Jednak często ze względu na brak pomysłu lub narzędzi taki wynik pozostanie w mocy. Konsekwencje z identycznego parametryzowania odmiennych artykułów mogą być dla logistyki opłakane w skutkach. Szerzej piszę we wpisie na temat faz rozwoju świadomego zarządzania zapasami.

W innych firmach wprowadza się wytyczne w ramach polityki zarządzania zapasami mówiące, że na przykład zapas bezpieczeństwa nie powinien być wyższy niż 20% całkowitego zapasu. Takie wytyczne są próbą trzymania zapasu bezpieczeństwa pod kontrolą, ponieważ naszą naturalną tendencją jest granie asekuracyjne, bezpieczne, czego emanacją jest często za duży zapas bezpieczeństwa. Natomiast łatwo zauważyć, że wartość względna (procentowa) będzie tak dobra, jak jej podstawa (baza). W świetle powyższych praktyk ustanawiania celów dla całkowitych zapasów taka praktyka jest po prostu nieskuteczna, a w sytuacjach skrajnych – szkodliwa i niebezpieczna.

Korzystajmy z bufora DDMRP

Jeżeli czytasz regularnie mój blog, to na pewno zauważyłeś, że ostatnie wpisy dotyczą głównie DDMRP. To fakt. W DDMRP bardzo często znajduję rozwiązanie problemów i wyzwań, dla których wcześniej rozwiązania nie było. Podobnie jest w kwestii „jak ustawić zapas bezpieczeństwa w dniach”. Sugerowanym rozwiązaniem dla wdrażania metodyki DDMRP i modelu operacyjnego DDOM jest zawsze testowanie. Najczęściej stosowanym narzędziem staje się popularny Excel. Kolejnym faktem jest to, że część firm, pomimo zainteresowania DDMRP oraz zrozumienia korzyści, nie robi kolejnego kroku – nie przestawia się z MRP na DDMRP. I teraz bonus – nawet, jeżeli nie ma chęci, siły sprawczej, klimatu politycznego do wdrażania metodyki DDMRP to zwykłym Exceleme jesteś w stanie urealnić i uelastycznić swój zapas bezpieczeństwa.

Bufor DDMRP składa się z trzech głównych stref. Pierwsza z nich (najniższa) to strefa bezpieczeństwa. Ustalanie wielkości tej strefy bierze pod uwagę bieżące czasy realizacji zleceń, ryzyko niedotrzymania terminów oraz niestabilnośći wolumenową (ilościową) zapotrzebowania. W prosty sposób, bazujący zarówno na liczbach jak i na ukierunkowanej intuicji, pozwala ustalić jak dużo ryzykujemy i jaki jest tego efekt w ilościowy. Ten efekt ilościowy jest dynamiczny, ponieważ zależy również od aktualnej konsumpcji. Wielkość strefy rośnie lub maleje, zmienia się modelowo codziennie. Odnosząc wielkość strefy do średniej konsumpcji otrzymujemy – zapas bezpieczeństwa w dniach. Taki zapas jest dynamiczny, aktualny, logiczny, apolityczny, a więc ma wszelkie przesłanki, aby był skuteczny. Przykład ustalania wielkości stref w modelu DDMRP znajdziecie w tym wpisie.

Author: Aleksander
13 lat międzynarodowego doświadczenia biznesowego, skoncentrowanego w szczególności na zarządzaniu operacyjnym w obszarach łańcuchów dostaw i logistyki. Od specjalisty, lidera pierwszej linii, superwizora, przez menedżera działu, do dyrektora grupy zarządzającego sześcioma zakładami w czterech krajach. Obecnie niezależny konsultant i interim manager wspierający w optymalizacji procesów biznesowych zarówno firmy z segmentu MSP, jak i korporacje.

Zapraszamy do współpracy!