4 fazy ewolucji Zarządzania Zapasami w firmie, cz. 1

Posiadanie kontroli, kontrola na czymś lub nad kimś – każdy z nas tego pragnie, niektórzy się wypierają, ale prawda jest taka, że czujemy się bezpieczniej, mamy wrażenie komfortu, kiedy poprzez wywieranie wpływu na sytuację zdobywamy nad nią kontrolę. W świecie zarządzania kontrola była i jest ciągle modna i pożądana. Powodów jest na pewno wiele. Z jednej strony w dalszym ciągu pokutuje model zarządzania Command & Control (Wydawaj Polecania i Kontroluj), w którym podział ról między przełożonym a podwładnym był, mówiąc oględnie, co najmniej niesymetryczny, może nawet niesprawiedliwy. Z drugiej strony spróbujcie sobie wyobrazić menadżera w firmie, który otwarcie przyznaje się, że nie ma kontroli na funkcją, za którą jest odpowiedzialny. Przy naszej tendencji do szybkiego wyciągania wniosków taka osoba jest natychmiast stygmatyzowana, niezależnie od rzeczywistej rangi funkcji, od jej znaczenia.

Podobnie jest w świecie logistyki, w którym pojawia się zagadnienie ZAPASÓW. Swoją drogą mamy wrażenie, że słowo „zapasy” nabrało w ostatnich latach bardzo negatywnego zabarwienia. Zapasy, czyli synonim redukcji. Zapasy, czyli otyłość, czyli zło. Taka percepcja powoduje, że tym bardziej „musimy” mieć kontrolę nad zapasami. My, czyli kto? Z jednej strony raportują zapasy działy finansowe i księgowe. Wartość zapasów, bo głównie w tej postaci jest pokazywana na bilansie po lewej stronie w grupie aktywów. My, czyli logistyka? Zapas może mieć charakter wirtualny, filozoficzny. Jednak znacznie częściej mówimy o jakimś składzie, zajętym przez fizyczne produkty. Możemy chcieć opisać ten problem np. ilością zajętego miejsca. My, czyli wszyscy? Tutaj spodziewamy się oporu ze strony funkcji „niezapasowych” takich jako produkcja, jakość, inżynieria. Jednak zrozumienie wpływu mojego działu i stanowiska na tematykę zapasów może być w dalszym ciągu wielkim odkryciem, ale to pewnie temat na osobny artykuł.

Dobra informacja jest taka, że te pytania nie powstrzymują firm od pracy z zapasami. Naturalnie osobnym zagadnieniem jest jakość tej pracy, co z kolei w dużym stopniu zależy od umiejętności znalezienia odpowiedzi na pytania, rozwiania wątpliwości, ustalenia priorytetów. Szczerze mówiąc zagadnienie zapasów prawdopodobnie nie jest najważniejszym wyzwaniem przedsiębiorstw w drugiej dekadzie XXI wieku. Jednak deficyt wiedzy i świadomości w tej materii może na pewnym etapie działalności wymiernie zredukować przewagę konkurencyjną i ograniczyć sprzedaż, czego Wy – właściciele, dyrektorzy oraz kierownicy tych firm – zdecydowanie sobie nie życzycie.

Na podstawie doświadczenia naszych konsultantów i ekspertów z branży przedstawiamy ewolucję podejścia do zarządzania zapasami za pomocą prostego diagramu. Ewolucja Zarządzania Zapasami jest realizowana w 4 fazach:

  • Faza 1 – Obserwacja fizycznych zapasów
  • Faza 2 – Raportowanie wartości zapasów
  • Faza 3 – Kontrolowanie zmian stanów zapasów
  • Faza 4 – Świadome zarządzanie zapasami

Fazy Świadomości Zarządzania ZapasamiW kolejnym wpisie opiszemy te fazy pokazując, na czym polega ewolucja zarządzania zapasami

W niektórych firmach problem zapasów ma charakter czysto arealny – zapasy składowane w dużych ilościach, jakość tego składowania w kryteriach bezpieczeństwa i dostępności często niska, zajęta powierzchnia własna bądź wynajmowanie dodatkowych powierzchni poza firmą. Taki stan w ewolucji zapasów nazywam Fazą 1. Obserwacja fizycznych zapasów.

W ramach rozwoju funkcji logistycznych w przedsiębiorstwach wdrażane są standardy raportowania. Normalnym zjawiskiem w firmach-córkach dużych korporacji jest kopiowanie znanych w korporacji wskaźników operacyjnych (KPI). Na tym etapie źródłem wskaźnika są w większym stopniu oczekiwania zewnętrzne (np. wymogi GAAP, jednostek i urzędów państwowych, właściwych ustaw) niż wewnętrzna potrzeba organizacji. Z tego też względu zapasy utożsamiane są z ich wartością księgową, co stanowi Fazę 2. Raportowanie wartości zapasów.

O ile skupianie się na wartości zapasu w firmach (placówkach) o relatywnie niskim obrocie i małej ilości tzw. indeksów materiałowych (różnych produktów bądź komponentów) jest wystarczające, o tyle wraz ze wzrostem skomplikowania asortymentu oraz konstrukcji łańcucha dostaw takie raportowanie okazuje się niewystarczające. Przy nieco bardziej skomplikowanych systemach braki poszczególnych pozycji asortymentowych zaczynają być dokuczliwe dla biznesu, blokując realizację planów sprzedażowych. Raportowanie staje się bardziej szczegółowe, oprócz wymiaru wartościowego zaczynamy raportować ilości jak również porównywać te statystyki minimalnie raz na miesiąc z danymi historycznymi. Zmiana raportowania pozwala zobaczyć więcej, zobaczyć jak nasze zapasy zmieniają się w czasie. Gromadzimy dane, a menadżerowie działów finansowych nie potrafią oprzeć się pokusie i zaczynają ustalać cele – cele maksymalnej wartości zapasów. Tego typu aktywności grupuję w Fazie 3. Kontrolowanie zmian stanów zapasów.Moje obserwacje znanych mi firm utwierdzają mnie w przekonaniu, że większość organizacji osiągnęła tą fazę ewolucji zapasów.

Osiągnięcia związane z fazą 3 są znaczące i umożliwiają monitorowanie poziomów zapasu w czasie. Niestety sposób pracy pozostawia ciągle dużo do życzenia. W związku z tym, że w większości cele na zapasie ustawiane są wartościowo w PLN, wahnięcie zapasu na plus powyżej maksymalnego stanu lub pozostawanie na nieakceptowalnym wysokim poziomie „odpowiednio długo”, powodują poważne poruszenie w całej organizacji. W sytuacji presji dyrektor / kierownik logistyki podejmuje działania korygujące, często bez możliwości zrozumienia przyczyny źródłowej oraz bez oceny ryzyka planowanego działania ad hoc. Spodziewany jest jedyny właściwy kierunek południowy – kierunek redukcji zapasów.

Wielokrotnie miałem nieprzyjemność być w takiej sytuacji. Stąd jestem przekonany, że faza 3 ewolucji jest niewystarczalna, niesatysfakcjonująca, a co najważniejsze – nie efektywna kosztowo. Brakuje świadomego zarządzania zapasami, ustalania właściwych i osiągalnych poziomów zapasów, które umożliwiają realizowanie korzyści przewagi konkurencyjnej z jednoczesnym minimalizowaniem zamrożonego kapitału w zapasach. Potrzeba rozwiązań prostych i jednocześnie dynamicznych, kierunkujących wysiłek na najważniejsze problemy i szybkie wymierne korzyści. Zarządzanie zapasami to coś więcej niż wartość wyrażona walutą PLN – to efekt działania całego łańcucha dostaw sięgającego od dostawców naszych dostawców do klientów naszych klientów. To nowe podejście do problematyki stanowi treść Fazy 4. Świadomego zarządzania zapasami.

Na szczęście istnieją proste, racjonalne metody zarządzania zapasami, które pozwalają na pracę bardziej efektywną, ustandaryzowaną i ukierunkowaną na przyczyny źródłowe. Dodatkowym efektem dla firmy, jednak z punktu widzenia menadżera kluczowym, jest obniżenie presji i ciśnienia oraz uzasadnione wrażenie kontroli nad procesem.

Dodaj komentarz

Jak możemy pomóc?

Skontaktuj się z nami, aby uzyskać dodatkowe informacje!

Nasze usługi
Interim management

Zamiast zatrudniać kogoś na etat, wystarczy wynająć eksperta do konkretnego zadania. To się opłaca! Okres współpracy może zostać powiązany z terminem realizacji projektu.

Przeczytaj...
Szkolenia i wdrożenia

Przeprowadzamy wdrożenia i szkolenia w obszarach związanych z logistyką, zarządzaniem zapasami i zarządzaniem łańcuchem dostaw.

Przeczytaj...
Konsulting

Nasi specjaliści świadczyli usługi doradcze dla wielu przedsiębiorstw – krajowych i zagranicznych, w związku z czym mogą zaproponować rozwiązania wielokrotnie przetestowane w praktyce.

Przeczytaj...
DDMRP – nasz sposób na zapasy

DDMRP łączy w sobie sprawdzone elementy MRP, Teorii Ograniczeń, Szczupłego Zarządzania, 6 Sigma. DDMRP zapewnia skuteczne rozwiązania tam, gdzie klasyczna teoria sobie nie radzi.

Przeczytaj...
Reinżynieria procesów logistycznych

Reinżynieria to wielokrotnie sprawdzona metoda udoskonalania zarządzania, której podstawę stanowi usprawnienie tych procesów w organizacji, które są niewystarczająco efektywne.

Przeczytaj...
Optymalizacja zapasów

Główna korzyść, jaką możemy zapewnić, to dostępność towaru na czas i zminimalizowanie kosztów opóźnień przy racjonalnych zapasach i jasnej odpowiedzialności za ich poziom.

Przeczytaj...

Zapraszamy do współpracy!