7 kroków analizy pokrycia zapasem

W artykule „Zapasy – jak analizować MAŁO i osiągać DUŻO” wskazano na brak konieczności analizowania wszystkich danych odnośnie produktów bądź surowców, aby w sposób efektywny redukować niepotrzebne zapasy. W tym miejscu zamierzamy przedstawić procedurę i metodykę postępowania, która nie tylko służy redukcji zapasów, ale wspiera również cel nadrzędny – ich optymalizację. Redukcja i optymalizacja są często używane zamiennie i nie ma w tym nic złego, o ile mamy świadomość, że „optymalizować” nie oznacza tylko ciąć i redukować. W niektórych uzasadnionych sytuacja optymalizacja ma na celu zwiększenie zapasu.

Podstawowym założeniem procedury jest szczegółowego analizowanie wszystkich pozycji, które wykazują odstępstwo od planowanych wartości. „Wszystkie” brzmi ponownie złowrogo. Obawy są jednak płonne.

Załóżmy, że w Twojej firmie:

  • masz 1000 indeksów materiałowych
  • 5 planerów / kontrolerów zapasów

Stosowanie 1-poziomej analizy Pareto wskaże:

  • Przy założeniu Pareto -20% x 1000 indeksów = 200 indeksów do przeanalizowania
  • Przy założeniu, że masz połowę indeksów pod kontrolą – 50% x 200 indeksów = 100 indeksów do szczegółowego przeanalizowania

Rozwianie problemu pracochłonności przychodzi, gdy:

  • 100 indeksów do przenalizowania jest rozdystrybuowanych sprawiedliwie pomiędzy 5 planerów
  • Każdy z 5 planerów jest dostępny w pracy przez 20 dni w miesiącu
  • Wynik – 1 (wyłącznie 1 !!!) artykuł analizowany dziennie przez każdego planera zapasów

Czy analiza 1 artykułu dziennie przez każdego planera, czyli 5 artykułów wystarczy, aby zoptymalizować zapasy? Moi zdaniem – wystarczy – o ile, analiza będzie właściwa, dogłębna, a jej wnioski przekute w konkretne, szybkie akcje korygujące.

Właściwy start metodyki wymaga czegoś więcej niż tylko raportu zapasów posortowanych malejąco po wartości i ewentualne powtórzenie tego sortowania dla podgrup zapasów. Wartość zapasu jest głównie wskaźnikiem finansowym, a jego posługiwanie się w logistyce uważam za niewystarczające. Bazowanie wyłącznie na wartości zapasu bez odniesienia zapasu do sprzedaży bądź zużycia może mieć katastrofalne skutki, których konsekwencje kosztowe będą miały znacznie większy wpływ na biznes niż zaoszczędzone kilkadziesiąt tysięcy PLN. W logistyce stosujemy Rotacyjność Zapasów lub modyfikację tego wskaźnika – pokrycie Zapasem W Dniach. W dalszej części artykułu posługuję się skrótem ZWD.

Metodyka Analizy Pokrycia odbywa się w następujących krokach:

  1. Ustalenie celów ZWD
  2. Raport Pareto z wartości zapasów
  3. Obliczenie aktualnych ZWD
  4. Analiza odstępstwa ZWD
  5. Działania korygujące do uzyskania wyniku ZWD
  6. Potwierdzenie skuteczności działań
  7. Weryfikacja celów ZWD

Procedura postępowania ma charakter zamkniętej pętli. Proces wymaga minimalnej pracochłonności, jednak jest procesem ciągłym. Sytuacja, w której planer zapasu nie pracuje nad żadnych produktem oznacza, poza kwestiami dyscyplinarnymi bądź niezrozumieniem celu, że zakładany ZWD dla konkretnej pozycji jest prawdopodobnie za wysoki lub przyjęte 20% Pareto wartością zbyt niską. Intencją nie jest ani uprzykrzenie życia planera zapasów, ani z drugiej strony „siadanie na laurach”. To zagadnienie nabiera znaczenia, kiedy uświadomimy sobie, że nic nie jest trwałe i sytuacja z zapasami, będąca efektem zmian potrzeb klientów, jest zmienna.

7-kroków-analizy-wielkości-zapasów-1024x568Przypominamy, że taka praca będzie efektywna jedynie przy właściwej jakościowo analizie. Ta uwaga dotyczy wszystkich nieparzystych punktów procedury – poczynając od wyznaczania właściwych celów, przez obliczanie ZWD, po samo analizowanie przyczyn źródłowych. Praktyczne doświadczenie może być tu bardzo pomocne i znacznie skrócić krzywą uczenia.

Niemniej brak takiego doświadczenia nie powinien blokować przed testowaniem tego rozwiązania w Twojej firmie. Jeżeli cele ZWD nie są wyznaczone – przyjmij takie wartości, które wydają się logiczne. Aby obliczyć aktualne ZWD podziel aktualną ilość sztuk zapasu przez ich zużycie z poprzedniego miesiąca i przez ilość dni pracujących. Zacznij przyglądać się liczbom, zacznij kwestionować status quo, zacznij testować inne rozwiązania.

Powodzenia! Trzymamy kciuki.

Dodaj komentarz

Jak możemy pomóc?

Skontaktuj się z nami, aby uzyskać dodatkowe informacje!

Nasze usługi
Interim management

Zamiast zatrudniać kogoś na etat, wystarczy wynająć eksperta do konkretnego zadania. To się opłaca! Okres współpracy może zostać powiązany z terminem realizacji projektu.

Przeczytaj...
Szkolenia i wdrożenia

Przeprowadzamy wdrożenia i szkolenia w obszarach związanych z logistyką, zarządzaniem zapasami i zarządzaniem łańcuchem dostaw.

Przeczytaj...
Konsulting

Nasi specjaliści świadczyli usługi doradcze dla wielu przedsiębiorstw – krajowych i zagranicznych, w związku z czym mogą zaproponować rozwiązania wielokrotnie przetestowane w praktyce.

Przeczytaj...
DDMRP – nasz sposób na zapasy

DDMRP łączy w sobie sprawdzone elementy MRP, Teorii Ograniczeń, Szczupłego Zarządzania, 6 Sigma. DDMRP zapewnia skuteczne rozwiązania tam, gdzie klasyczna teoria sobie nie radzi.

Przeczytaj...
Reinżynieria procesów logistycznych

Reinżynieria to wielokrotnie sprawdzona metoda udoskonalania zarządzania, której podstawę stanowi usprawnienie tych procesów w organizacji, które są niewystarczająco efektywne.

Przeczytaj...
Optymalizacja zapasów

Główna korzyść, jaką możemy zapewnić, to dostępność towaru na czas i zminimalizowanie kosztów opóźnień przy racjonalnych zapasach i jasnej odpowiedzialności za ich poziom.

Przeczytaj...

Zapraszamy do współpracy!